Libro I, Título III, Letra A Administración de Cuentas Personales

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Capítulo V. Recaudación

Materias asociadas: Administración de Cuentas Personales

Control de la recaudación

1. En materia de recaudación de cotizaciones obligatorias, cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos, depósitos de ahorro previsional voluntario, cotizaciones de afiliados voluntarios, aportes de ahorro previsional voluntario colectivo, depósitos de ahorro voluntario y aportes de indemnización, las Administradoras deben ceñirse a las instrucciones y procedimientos establecidos en el presente Capítulo.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

2. En todas sus agencias, centros de servicios e instituciones con las cuales hayan celebrado convenios de recaudación, las Administradoras deben mantener disponibles las planillas de pago y las de declaración y no pago definidas en la normativa vigente, con el objeto de efectuar el pago o la declaración y posterior pago de las cotizaciones, depósitos y aportes.

Nota de actualización: Este número fue reemplazado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

3. Para el pago de cotizaciones, depósitos y aportes las Administradoras deben indicar a los empleadores que efectúen dicho pago en una misma planilla, según corresponda, por todos sus trabajadores incorporados a una misma AFP, independiente del Tipo de Fondo en el cual se registren sus cuentas personales. También que deben considerar en dichas planillas a aquellos afiliados que hubiesen seleccionado la AFP en que se encuentren incorporados como intermediaria para destinar el ahorro previsional voluntario, el ahorro previsional voluntario colectivo y las cotizaciones de afiliados voluntario, hacia otras AFP o Instituciones Autorizadas, según corresponda.

4. La recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes que sea recepcionada por las Administradoras a través de agencias, centros de servicios y agentes recaudadores externos, incluyendo el traspaso de cotizaciones efectuadas por las instituciones del antiguo régimen previsional, con sus reajustes e intereses, cuando corresponda, deben ingresarse a las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo Tipo C, a más tardar el día hábil siguiente de percibidos. Las cotizaciones, depósitos y aportes se entenderán pagados en la fecha en que sean recibidos por las agencias o centros de servicios de las Administradoras o por las entidades recaudadoras externas, de acuerdo a la fecha de timbre de caja estampada en el respectivo formulario de pago.

Nota de actualización: Este actual número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011. Además, esa misma norma eliminó los originales números 4, 5, 9, 11, 14 y 17, cambiando la numeración siguiente.

5. Las Administradoras deben desarrollar mecanismos de control que permitan asociar a cada abono registrado en las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo Tipo C el lote de planillas que lo conforman. Las planillas recibidas por las agencias o centros de servicios propios, deberán encontrarse en el nivel central en un plazo de 3 días hábiles contados desde la fecha de pago o declaración. En el caso de las planillas recibidas por las entidades recaudadoras externas, éstas deberán encontrarse en el nivel central de las Administradoras en un plazo de 5 días hábiles, contados también desde la fecha de pago o declaración.

6. Diariamente deben contabilizarse en la cuenta Recaudación y canje del mes del Fondo Tipo C los movimientos de ingreso informados en las cartolas de las cuentas corrientes bancarias de recaudación e inversiones nacionales o en los comprobantes de depósito bancario, según cual sea la información que primero se disponga, los ingresos recibidos en agencias o centros de servicios de la Administradora que corresponda contabilizar y los movimientos del canje de traspasos que no tengan contrapartida financiera. Se excluyen los ingresos asociados a las inversiones del Fondo Tipo C.

Nota de actualización: Este número fue reemplazado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

7. Se define como documentación de respaldo de la recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes, a las planillas de pago (manuales y electrónicas) que cuenten con el resumen y sus hojas de detalle, correspondientes a los depósitos registrados en las cartolas de las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo Tipo C. Las Administradoras deben desarrollar mecanismos de control que permitan asociar a cada abono registrado en las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo Tipo C el lote de planillas que lo conforman y detectar hojas de detalle, de resúmenes o comprobantes de depósitos bancarios faltantes. Para relacionar las planillas de pago de cotizaciones, depósitos y aportes con un determinado registro en la cartola bancaria, es indispensable que se disponga materialmente del respectivo comprobante de depósito o del registro correspondiente en el caso de recaudación electrónica.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

8. La Administradora, a más tardar el último día hábil de cada mes, deberá acreditar al menos el 90% de la recaudación recepcionada durante el mismo mes en las cuentas personales o registrarse en rezagos o en la cuenta de transferencias de ahorros destinados a otras entidades, si corresponde, del Fondo de Pensiones Tipo C. Para el porcentaje restante deberá cumplir con esta obligación dentro de los 10 primeros días hábiles del mes siguiente.

9. Las Administradoras deben disponer de procedimientos para registrar diariamente la recaudación recibida, a través de los distintos medios, y la documentación de respaldo asociada a ésta, con el objeto de dejar constancia en el nivel central y de llevar un debido control tanto de la recaudación recepcionada como de su documentación de respaldo.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

10. Cada agencia de la Administradora que recaude se entiende que constituye un agente recaudador para los efectos de habilitar el registro de control definido en el número anterior.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

11. Queda prohibido que las Administradoras devuelvan a los agentes recaudadores aquella documentación que esté incompleta, debiendo por el contrario, realizar las gestiones necesarias para recuperar los antecedentes faltantes.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

12. El resultado del proceso de control de la recaudación entregará las siguientes situaciones:

a) Abonos bancarios sin documentación de respaldo.

b) Abonos bancarios con documentación incompleta.

c) Abonos bancarios con documentación de respaldo.

d) Planillas de pago recibidas sin su respectivo abono bancario.

13. La recaudación que se origine en documentación incompleta, que se detecte durante el proceso de revisión en el nivel central, debido a que una o varias planillas de pago carecen de la totalidad o de parte de sus hojas de detalle, de los respectivos resúmenes o del comprobante de depósito bancario, debe contabilizarse inmediatamente en la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta del Fondo Tipo C, sin esperar el último día del mes.

14. Cuando respecto de un abono bancario se hubiese recibido el comprobante de depósito y sólo una parte de las planillas de pago, debe abonarse a la cuenta Recaudación clasificada del Fondo Tipo C, el valor que represente el conjunto de planillas recibidas (siempre y cuando dispongan del resumen y sus hojas de detalle), y abonarse la diferencia a la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta del mismo Fondo, ya sea que la diferencia se encuentre parcial o totalmente sin documentación.

15. Los abonos bancarios para los cuales sólo se disponga del comprobante de depósito, o bien, además de éste se cuente con las hojas de detalle, por no haberse recibido ningún resumen de las planillas de pago, deben contabilizarse en la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta del Fondo Tipo C. Igual contabilización se efectuará si se cuenta con todas las planillas de pago, pero no con el comprobante de depósito bancario.

16. El registro en la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta de los abonos bancarios que se encuentren en alguna de las situaciones que se describen en los números 13, 14 y 15 anteriores, debe efectuarse emitiéndose un comprobante contable exclusivo para este tipo de transacciones, en el que conste individualmente cada uno de ellos. Alternativamente, estos abonos bancarios podrán detallarse en una nómina adjunta al respectivo comprobante contable.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

17. En el comprobante contable o en la nómina de respaldo, según corresponda, que se emita por los abonos bancarios que se señalan en el número precedente, debe dejarse constancia del agente recaudador, del banco, del número de la cuenta corriente y de la fecha, del número y del monto del comprobante de depósito; en caso de no disponerse del comprobante de depósito se reemplazarán los tres últimos datos antes señalados, por la fecha y el valor del abono bancario. Cada una de estas partidas debe figurar individualmente en los registros auxiliares de la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta del Fondo Tipo C, haciendo referencia al comprobante contable que dio origen a su contabilización.

18. A medida que se vayan aclarando las partidas que conforman el saldo de las subcuentas de la cuenta Recaudación por aclarar del pasivo exigible del Fondo Tipo C y se obtenga la documentación de respaldo, la Administradora debe procesar y contabilizar esta recaudación en la cuenta Recaudación Clasificada del Fondo Tipo C.

19. Para el registro de los cargos en las subcuentas de la cuenta Recaudación por aclarar del Fondo Tipo C, la Administradora debe ceñirse a lo establecido en los números 16 y 17 anteriores, dejando constancia en el comprobante contable o nómina de respaldo, según corresponda, del agente recaudador, del banco, del número de la cuenta corriente y la fecha, número y monto del comprobante de depósito.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

20. El uso de la cuenta Diferencias por aclarar no debe confundirse con el de la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta, ya que la primera sólo está destinada a contabilizar aquellas diferencias positivas que se produzcan entre el monto efectivamente pagado y el total a pagar registrado en el resumen de la planilla de pago, teniendo la certeza de que ello obedece a un error originado al materializar el pago de la planilla, descartando por completo la posibilidad de que la citada diferencia sea producto de la falta de una o varias planillas de pago, ya que en este caso dicho monto debe contabilizarse en la segunda cuenta mencionada. En el evento que no sea posible determinar la causa que origina la diferencia, debe utilizarse la subcuenta Recaudación por aclarar con documentación incompleta del Fondo Tipo C.

21. Cuando la recaudación cuente con toda su documentación de respaldo y se produzcan diferencias positivas y éstas sean contabilizadas en la cuenta Diferencias por aclarar, dicha recaudación debe seguir su curso normal de acuerdo a la secuencia establecida en el presente Título.

22. La recaudación que al último día hábil de cada mes permanezca como saldo de la subcuenta Recaudación del mes del Fondo Tipo C por no contar con la documentación de respaldo, se debe traspasar ese mismo día a la subcuenta Recaudación por aclarar sin documentación del mismo Tipo de Fondo. Esta contabilización se efectuará de acuerdo a lo definido en los números 16 y 17 anteriores.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

23. Las planillas de pago de cotizaciones, depósitos y aportes recibidas sin su respectivo abono bancario o abonos bancarios parciales, la Administradora debe financiarlas a más tardar el día hábil subsiguiente de detectada la irregularidad.

24. Para la recaudación que cuenta con su documentación de respaldo, esto es, depósitos bancarios y las respectivas planillas de pago con el resumen y sus hojas de detalle, la Administradora, dentro del plazo definido en el número 8 anterior, debe realizar la cuadratura entre los resúmenes y hojas de detalle de acuerdo a lo siguiente:

a) Debe sumar las cotizaciones, depósitos y aportes de cada línea con la pertinente distribución de los intereses y reajustes, obteniendo el gran total de las líneas de detalle de las planillas. La suma así obtenida debe restarla al total registrado en el recuadro Total a pagar Fondo del resumen, a objeto de establecer cualquier diferencia. Si en alguna línea de detalle se hubiesen excedido los porcentajes legales de cotización, depósitos y aportes, el exceso se considerará en la suma total de la planilla.

b) Si existiera diferencia positiva o negativa menor o igual a 0,15 UF (en valores absolutos), dicha diferencia se considerará descuadratura menor positiva o negativa y se contabilizará en la cuenta de pasivo exigible del Fondo Tipo C denominada Descuadraturas menores en planillas de recaudación.

c) La cuenta Descuadraturas menores en planillas de recaudación se debe saldar mensualmente, compensando las descuadraturas menores positivas con las negativas. El saldo contable y su registro auxiliar sólo podrá tener saldo positivo o igual a cero. En los meses en que la suma del saldo del mes anterior más las descuadraturas menores positivas del mes sea menor que el total de la descuadraturas menores negativas de ese mes, la Administradora debe financiar a valor nominal el saldo deudor de esta cuenta a más tardar el día hábil siguiente al término del proceso de actualización del patrimonio del Fondo Tipo C. Si la Administradora, durante el mes efectúa acreditaciones parciales en el patrimonio del Fondo Tipo C y como resultado esta cuenta presenta un saldo deudor, debe proceder a financiar inmediatamente dicho valor de tal forma, que siempre el saldo contable esté saldado o sea acreedor.

d) Las diferencias positivas superiores a 0,15 UF se contabilizarán en forma separada de la recaudación que originó dichas diferencias en la cuenta Recaudación clasificada del patrimonio del Fondo Tipo C. Simultáneamente, cuando se contabilicen en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación se traspasarán a la cuenta de patrimonio del Fondo Tipo C denominada Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios.

e) Las diferencias negativas superiores a 0,15 UF que no sean financiadas por la Administradora, deben prorratearse entre el total de líneas de detalle de la respectiva planilla de pago, previo a su clasificación. Si la Administradora opta por financiar estas descuadraturas, dicho valor nominal debe ingresarse al Fondo Tipo C y clasificarse simultáneamente con la recaudación que dio origen a dicho aporte, pudiendo la AFP proceder a su recuperación mediante el cobro de estos valores impagos a los empleadores y entidades pagadoras de subsidios.

f) El prorrateo de las diferencias negativas superiores a 0,15 UF debe efectuarse deduciendo de las cotizaciones obligatorias hasta el monto total de éstas si fuere necesario, rebajando de cada cotización en la proporción que ésta tenga respecto del subtotal obtenido para dichas cotizaciones; si no alcanzara a absorberse la diferencia de este modo, se seguirá con los depósitos de ahorro voluntario, en ese orden hasta absorberla, usando el subtotal pertinente para calcular la proporción.

En el caso de las cotizaciones voluntarias, depósitos convenidos y aportes de indemnización, el procedimiento será igual, deduciéndose la diferencia a partir de las cotizaciones voluntarias, absorbiendo la diferencia en el orden antes señalado y usando el subtotal pertinente para el cálculo de la proporción.

Tratándose de aportes de ahorro previsional voluntario colectivo de cargo del empleador, aportes de ahorro previsional voluntario colectivo de cargo del trabajador y cotizaciones de afiliados voluntarios, deberá aplicarse el procedimiento antes indicado a partir de los aportes de ahorro previsional voluntario colectivo de cargo del empleador. Por aquellos valores deducidos de las cotizaciones, depósitos y aportes la Administradora debe iniciar las acciones de cobranza tendientes a su recuperación.

g) Para efectos de determinar mensualmente el valor correspondiente al límite de las 0,15 UF, debe considerarse el valor de esta unidad al último día del mes precedente a la actualización del patrimonio de los Fondos de Pensiones.

Nota de actualización: Este número fue modificado por la Norma de Carácter General Nº 30, de fecha 27 de diciembre de 2011.

25. Como resultado del proceso de cuadratura entre los resúmenes y las correspondientes hojas de detalle, la Administradora debe obtener las líneas de detalle a nivel de cada trabajador con la información de las cotizaciones obligatorias de capitalización, las cotizaciones voluntarias, los depósitos convenidos, los depósitos de ahorro voluntario, los aportes de ahorro previsional voluntario colectivo de cargo del trabajador y del empleador, las cotizaciones de afiliados voluntarios y los aportes de indemnización efectivamente pagados, con la correspondiente distribución de los reajustes e intereses, si los hubiere, deducido el monto de un eventual prorrateo que fuere necesario realizar y determinado los pagos en exceso. Una vez finalizado este proceso, la Administradora debe efectuar el traspaso de la recaudación desde la subcuenta Recaudación del mes hacia la cuenta Recaudación clasificada del Fondo Tipo C.

26. El mismo día de efectuado el asiento para contabilizar la recaudación en la cuenta Recaudación clasificada del Fondo Tipo C, debe registrar otro asiento para efectuar su traspaso a la cuenta Recaudación en proceso de acreditación y generarse las cuotas correspondientes, utilizando para ello el valor de cuota de cierre del mismo día de la fecha del timbre de caja estampado en el resumen de las planillas de pago o de la fecha de operación informada en la planilla cuando se trate de recaudación electrónica. Cuando el pago se haya realizado un día sábado, domingo o festivo para la generación de las cuotas se aplicará el valor cuota de cierre del día hábil posterior a la fecha de la referida transacción. La generación de las cuotas por concepto de la recaudación, debe efectuarse a nivel de cada línea de detalle y separadamente por cada cotización, depósito y aporte registrados en ella, de acuerdo con los criterios establecidos en el Capítulo VI de la Letra A del presente Título. Los asientos a las restantes cuentas del patrimonio del Fondo Tipo C deberán efectuarse en forma simultánea a la generación de las cuotas. Sin embargo, la generación de las cuotas en la cuenta Recaudación clasificada del Fondo Tipo C y el traspaso a las restantes cuentas de patrimonio deberá efectuarse sólo a contar del segundo día hábil posterior a la fecha de timbre de caja o fecha de operación señalada anteriormente.

27. Simultáneamente con la generación de los montos en cuotas correspondiente a cada una de las cotizaciones, depósitos y aportes, la Administradora debe determinar con el Registro de Afiliados y de Transferencias de Ahorro Previsional y de Cotizaciones de Afiliados Voluntarios los recursos que corresponde traspasar a los Fondos de Pensiones Tipo A, B, D y E y aquellos que debe registrar en las cuentas personales, en rezagos y en las cuentas Ahorros voluntarios destinados a otras entidades del Fondo Tipo C, ciñéndose para tales efectos a las instrucciones establecidas en el Capítulo VI de la Letra A del presente Título.

28. El traspaso de los recursos correspondientes a los Fondos Tipo A, B, D y E debe efectuarse el mismo día de la contabilización de éstos en la cuenta del patrimonio del Fondo Tipo C denominada Recaudación en proceso de acreditación con abono a las cuentas Banco inversiones subcuenta Banco inversiones nacionales. En los Fondos Tipo A, B, D y E la contabilización de la recepción de los recursos debe efectuarse con cargo a la cuenta Banco inversiones subcuenta Banco inversiones nacionales con abono a la cuenta del pasivo exigible Recaudación clasificada. El mismo día de contabilizada la recaudación traspasada en la cuenta Recaudación clasificada de los Fondos de destino, debe registrarse otro asiento para efectuar su traspaso a la cuenta Recaudación en proceso de acreditación y generarse las cuotas correspondientes en cada Fondo, utilizando para ello el valor de cuota de cierre del Fondo de destino del día hábil anteprecedente al del traspaso de los recursos. La generación de las cuotas por concepto de la recaudación recibida debe efectuarse por cada cotización, depósito y aporte transferido conforme las instrucciones establecidas en el Capítulo VI de la Letra A del presente Título, debiendo acreditarse en las respectivas cuentas personales el mismo día en que se hayan recibido los recursos.

29. En ningún caso la contabilización de la recaudación en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación podrá efectuarse después de su imputación en los auxiliares de las cuentas del patrimonio de los Fondos de Pensiones y en base a las cifras que se obtengan en dicho proceso.

30. Después de cada acreditación en los auxiliares de las cuentas personales, de rezagos o de la cuenta Ahorros voluntarios destinados a otras entidades del patrimonio de los respectivos Fondos de Pensiones y antes de contabilizar en las correspondientes cuentas patrimoniales debe verificarse que el monto total acreditado en los auxiliares coincide con el abono registrado en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación de cada Fondo. Sólo una vez realizada esta cuadratura, debe registrarse el asiento para traspasar la recaudación contabilizada en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación hacia las cuentas patrimoniales señaladas anteriormente. En la eventualidad de que se detecten diferencias, estas deben corresponder a las aproximaciones de decimales cuyo tratamiento se define en los Capítulos V y VI de la Letra A del Título VII del LIbro IV.

31. Las Administradoras deben ejecutar el proceso de control y contabilización de la recaudación con el objeto de conciliar los montos pagados, la documentación de respaldo recibida, la distribución de la recaudación a los Fondos de Pensiones respectivos y el resultado final obtenido en la actualización patrimonial de los Fondos.

32. Cada Administradora debe crear un registro denominado Control de recaudación mensual, que tendrá por objetivo controlar el flujo de la recaudación dispuesto en los números anteriores. La información mínima que contendrá este registro será la siguiente:

a) Los abonos bancarios registrados diariamente en las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo Tipo C.

b) El resultado del proceso operacional:

i. Recaudación sin documentación.

ii. Recaudación con documentación incompleta.

iii. Recaudación con documentación de respaldo a nivel de afiliado.

c) Resultado de la recaudación distribuida entre los distintos Tipos de Fondos.

d) Resultado del proceso de actualización patrimonial efectuado al último día hábil del mes, considerando la distribución de la recaudación a nivel de patrimonio de cada uno de los Fondos de Pensiones.

e) Totales de control y cuadratura de la recaudación recibida en el mes entre las letras a), c) y d) anteriores.

33. El resultado final del proceso de recaudación debe permitir que al término de la actualización patrimonial de los Fondos de Pensiones, exista un debido balance y control entre la recaudación recibida, su distribución entre los Fondos de Pensiones y el destino de ella en las distintas cuentas contables y registros auxiliares del pasivo exigible y patrimonio. Entre estos tres elementos debe existir una cuadratura al 100%.

34. El día 20 de cada mes o hábil siguiente, las Administradoras deben emitir un informe resumido del control de la recaudación del mes anterior, considerando los montos y conceptos citados en los números 38 y 39 anteriores, el que debe ser aprobado por el Contralor de los Registros Auxiliares con el registro de su firma y estar a disposición de esta Superintendencia.

35. La recaudación recibida por concepto de bonificación fiscal por cotizaciones voluntarias, bonificación fiscal por ahorro previsional voluntario colectivo, subsidio fiscal de trabajadores jóvenes y bonificación fiscal por hijo nacido vivo, deberá ingresar directamente a las cuentas corrientes bancarias de inversión nacional del Fondo Tipo C, recursos que para efectos de su control y contabilización quedarán afectos en lo que corresponda a las instrucciones que se establecen en el presente Capítulo para el control y registro de la recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes. Una vez concluidos los procesos de control se deberá efectuar el traspaso de la recaudación desde la subcuenta Recaudación del mes hacia la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de bonificaciones y subsidios estatales del Fondo Tipo C. Simultáneamente se deberá traspasar a la cuenta Recaudación en proceso de acreditación y efectuarse su acreditación en las cuentas personales o su ingreso a rezago, según corresponda, dentro de los 5 días hábiles siguientes al de su recepción.

36. Tratándose de bonificación fiscal por hijo nacido vivo, si la afiliada se encuentra incorporada en la Administradora con su cuenta de capitalización individual de cotizaciones obligatoria cerrada, deberá reactivarla dentro del mismo plazo establecido para su acreditación.

Recaudación electrónica

37. Las Administradoras que ofrezcan el servicio de recaudación electrónica por Internet deben ceñirse a las instrucciones establecidas en la Letra B del Título VIII del Libro II. Lo establecido en el presente Capítulo sobre el control de la recaudación también se aplicará en lo que sea pertinente a la recaudación efectuada a través de medios electrónicos, la que debe ceñirse a los procesos y secuencia contable definida anteriormente.

38. La recaudación recibida por Internet en la modalidad Sistema Electrónico, deberá acreditarse en las respectivas cuentas personales dentro de un plazo de 4 días hábiles contados desde la fecha en que se efectuó la transacción de pago o desde el día hábil siguiente si ésta transacción se realizó un día sábado, domingo o festivo.

Recaudación de las cotizaciones y de los pagos provisionales de las cotizaciones

39. Los afiliados independientes obligados a cotizar, podrán enterar sus cotizaciones obligatorias mediante pagos provisionales mensuales de las cotizaciones, por una o más de una renta mensual. Para lo anterior, la Administradora deberá incorporar en la respectiva planilla de pago un campo para el registro del número de rentas mensuales correspondientes a la cotización enterada. La renta mínima mensual sobre la cual se podrán efectuar las cotizaciones y los pagos provisionales de las cotizaciones no podrá ser inferior a un ingreso mínimo mensual. Respecto de las cotizaciones previsionales de los trabajadores independientes a que se refiere el inciso tercero del artículo 90 del D.L. N° 3.500, de 1980, éstas podrán enterarse por una o más de una renta mensual.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

40. La recaudación recibida por concepto de cotizaciones previsionales efectuadas por los afiliados independientes a que se refiere el inciso tercero del artículo 90 del D.L. N° 3.500, de 1980, o mediante pagos provisionales de las cotizaciones, debe ingresarse a las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo Tipo C, a más tardar el día hábil siguiente de percibida, recursos que para su control quedarán afectos en lo que corresponda a las instrucciones que se establecen en el presente Capítulo. Una vez concluidos los procesos de control se deberán efectuar las contabilizaciones que procedan hasta su ingreso al patrimonio del Fondo Tipo C y efectuarse su acreditación en las cuentas personales o su ingreso a rezago, según corresponda.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

41. En la eventualidad que una Administradora recepcione indebidamente cotizaciones previsionales de afiliados independientes a que se refiere el inciso tercero del artículo 90 del D.L. N° 3.500, de 1980, enteradas fuera del plazo que establece el artículo 11 del Reglamento del D.L. N° 3.500, de 1980, se deberán acreditar como exceso de cotización obligatoria de capitalización en la respectiva cuenta personal y como un solo movimiento con un código especial que lo identifique. La Administradora no podrá efectuar cobro de comisiones sobre estas cotizaciones. Por su parte, los pagos provisionales mensuales de las cotizaciones enterados fuera del plazo que establece el artículo 11 A del citado Reglamento, corresponden a rentas del mes anterior al del pago, independientemente del período registrado en la respectiva planilla.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

Recaudación por transferencias desde la Tesorería General de la República

42. La recaudación recibida por concepto de cotizaciones obligatorias de afiliados independientes desde la Tesorería General de la República deberá ingresar directamente a las cuentas corrientes bancarias de inversión nacional del Fondo Tipo C, recursos que para su control quedarán afectos en lo que corresponda a las instrucciones que se establecen en el presente Capítulo. Una vez concluidos los procesos de control se deberán efectuar las contabilizaciones que procedan hasta su ingreso al patrimonio del Fondo Tipo C, generándose las cuotas correspondientes; para ello se utilizará el valor cuota de cierre del día en que se haya recepcionado la transferencia, debiendo efectuarse su acreditación en las cuentas personales o su ingreso a rezago, según corresponda, dentro de los 5 días hábiles siguientes al de su recepción en el Fondo Tipo C.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

43. La recaudación recibida desde la Tesorería General de la República por concepto de cotizaciones de afiliados independientes no incorporados en el Registro de Afiliados de la respectiva Administradora, deberá imputarse en el registro auxiliar de la cuenta de patrimonio del Fondo Tipo C Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios como un solo movimiento por el total de pesos y cuotas registrados en la cuenta Recaudación en proceso de acreditación. Posteriormente, dichos rezagos deberán ser transferidos a la Administradora en que el trabajador independiente se encuentre afiliado, conjuntamente se deberá enviar la última información vigente remitida a las AFP por la Tesorería General de la República, referida a las cotizaciones del afiliado independiente transferidas por ésta, con los datos y el formato recepcionado, dejando constancia del envío de esta información. Lo anterior también rige cuando la Tesorería General de la República envíe información producto de un recálculo efectuado por el Servicio de Impuestos Internos y el afiliado independiente se haya traspasado a otra Administradora.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

44. En aquellos en que el monto transferido por la Tesorería General de la República a la Administradora sea superior al resultante de un recálculo efectuado por el Servicio de Impuestos Internos y que dicha diferencia es superior a 0,15 UF, la Administradora deberá acreditar este valor en la cuenta personal como exceso de cotización obligatoria de capitalización y como un movimiento separado. Para lo anterior, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la fecha de la notificación de los nuevos montos por la Tesorería General de la República, la Administradora deberá efectuar los ajustes que procedan a valor nominal y dentro del mismo día, rebajando de las cotizaciones abonadas producto de la transferencia efectuada por la Tesorería General de la República, el monto en pesos correspondiente a la diferencia antes señalada. El valor cuota de cierre a utilizar en el ajuste corresponderá al mismo valor cuota aplicado al momento del abono de la respectiva cotización que se rebaja. El nuevo abono que se genere por concepto de exceso de cotización se registrará con un código especial de movimiento que los identifique.

Además, la Administradora deberá efectuar a valor nominal la devolución de la comisión destinada a su financiamiento correspondiente al monto determinado como exceso de cotización, la cual deberá ser abonada conjuntamente con el exceso de cotización señalado en el párrafo anterior, como un solo movimiento.

Para efectos de determinar el valor correspondiente al límite de las 0,15 UF, debe considerarse el valor de esta unidad al último día del mes precedente al de la fecha en que la Tesorería General de la República informa el nuevo monto de cotizaciones obligatorias que da origen al exceso de cotizaciones.

En el mismo plazo señalado en el primer párrafo, la Administradora deberá reprocesar la información de las cotizaciones transferida por la Tesorería General de la República producto del recálculo efectuado por el Servicio de Impuestos Internos, con el objeto de que en dicho plazo se efectúen los ajustes que procedan a la cuenta personal. En caso que para algunos períodos se haya determinado pagos en exceso de prima de seguro de invalidez y sobrevivencia a las Compañías de Seguros de Vida, dicho exceso se rebajará de los futuros pagos. Cuando no se pueda rebajar la prima del seguro pagada en exceso, la Administradora deberá gestionar ante las respectivas Compañías de Seguros de Vida la devolución de los montos pagados en exceso por prima, para abonados en la respectiva cuenta personal como un exceso.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

Recaudación de los pagos directos

45. Los afiliados independientes obligados a efectuar el pago del saldo neto por cotizar positivo informado por el Servicio de Impuestos Internos, deberán enterar dicho monto mediante un pago directo en la respectiva Administradora donde se encuentren incorporados. El plazo para enterar el pago directo es hasta el día 10 de junio del año en que se declararon las rentas que sirvieron de base para la determinación del saldo neto por cotizar positivo, plazo que se extenderá hasta el día hábil siguiente si éste fuere día sábado, domingo o festivo. Para lo anterior, la Administradora deberá poner a disposición de estos trabajadores independientes la respectiva planilla de pago.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

46. La Administradora, una vez tomado conocimiento del saldo neto por cotizar positivo, deberá comunicarlo por escrito al afiliado independiente, dentro de los 5 días hábiles siguientes de recibida la información desde el Servicio de Impuestos Internos, mediante correo electrónico, correo postal u otro medio que estime conveniente y que permita dejar constancia de la recepción de la comunicación, debiendo conservar copia de la documentación que acredite su cumplimiento. En dicha comunicación deberá informar a lo menos el monto en pesos del saldo por cotizar, el plazo que dispone para su pago, la forma de efectuarlo y las eventuales consecuencias por el no pago del saldo por cotizar.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

47. La recaudación recibida por concepto de cotizaciones obligatorias de afiliados independientes mediante pagos directos, debe ingresarse a las cuentas corrientes bancarias de recaudación del Fondo Tipo C, a más tardar el día hábil siguiente de percibida. Dichos recursos quedarán afectos en lo que corresponda para su control a las instrucciones que se establecen en el presente Capítulo. Una vez concluidos los procesos de control se deberán efectuar las contabilizaciones que procedan hasta su ingreso al patrimonio del Fondo Tipo C, efectuándose su acreditación en las cuentas personales o su ingreso a rezago, según corresponda, con un código especial de movimiento que los identifique.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

48. De acuerdo a lo establecido en el artículo 92 H del D.L. N° 3.500, de 1980, los trabajadores independientes a que se refiere el artículo 89 del citado decreto ley, que adeuden cotizaciones previsionales, por el no pago del saldo neto por cotizar positivo mediante un pago directo dentro del plazo fijado para ello, les serán aplicables los incisos décimo a vigésimo primero del 19 del D.L. N° 3.500, de 1980, en los mismos términos establecidos para los empleadores.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

49. Cuando la Tesorería General de la República notifique a la Administradora de un nuevo saldo neto por cotizar positivo, producto de un recálculo efectuado por el Servicio de Impuestos Internos y ello incremente la deuda previsional del afiliado independiente, ésta deberá comunicarlo al afiliado en el mismo plazo y forma, definidos en el número 46 anterior.

En aquellos casos en que el saldo neto por cotizar positivo pagado por el afiliado independiente haya sido superior al nuevo monto informado por la Tesorería General de la República y si dicha diferencia es superior a 0,15 UF, ésta deberá ser registrada en la cuenta personal como exceso de cotización obligatoria de capitalización y como un movimiento separado. Para lo anterior, la Administradora deberá efectuar los ajustes que procedan, aplicando en lo que corresponda lo establecido en el número 44 anterior.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

50. La recaudación recibida por concepto de cotizaciones obligatorias mediante pagos directos de afiliados independientes no incorporados en el Registro de Afiliados de la respectiva Administradora, deberá imputarse a la cuenta de patrimonio del Fondo Tipo C Rezagos de cotizaciones obligatorias y de afiliados voluntarios e ingresarse el monto en pesos y cuotas de la cotización al correspondiente registro auxiliar. Posteriormente, dichos rezagos deberán ser transferidos a la Administradora en que el trabajador independiente se encuentre afiliado, conjuntamente se deberá enviar la última información vigente recibida por la Tesorería General de la República, con los datos y el formato recepcionado, dejando constancia del envío de esta información. Lo anterior también rige cuando el afiliado independiente se haya traspasado a otra Administradora y la Tesorería General de la República envíe nuevamente información sobre las cotizaciones obligatorias de éste, producto de un recálculo efectuado por el Servicio de Impuestos Internos.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

51. La Administradora deberá imputar al saldo neto por cotizar positivo, las cotizaciones de los trabajadores independientes a que se refiere el inciso tercero del artículo 90 del D.L. N° 3.500, de 1980, o los pagos provisionales de las cotizaciones, referidos al año calendario anterior, que correspondan a rezagos aclarados con posterioridad al envío de la información al Servicio de Impuestos Internos. Para su imputación las cotizaciones o pagos provisionales recuperados de rezagos deberán ser actualizadas mediante la aplicación del mismo procedimiento definido para el envío de la información al Servicio de Impuesto Internos. La Administradora deberá comunicar al afiliado en el mismo plazo y forma, definidos en el número 46 anterior, el nuevo monto del saldo neto por cotizar positivo. Una copia de la comunicación enviada al afiliado independiente y la constancia de su recepción deberán ser ingresadas al Archivo Previsional a más tardar el último día hábil del mes siguiente a su envío.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 33, de fecha 29 de diciembre de 2011.

52. Todo saldo neto por cotizar positivo que la Tesorería General de la República notifique a la Administradora con posterioridad al plazo establecido en el número 45. anterior, devengará reajustes, intereses y recargos a contar del día siguiente al vencimiento de dicho plazo y hasta la fecha en que efectivamente se enteren los recursos en el Fondo de Pensiones Tipo C. Además, la Administradora deberá comunicar al afiliado el monto del saldo neto por cotizar positivo adeudado, en el mismo plazo y forma, definidos en el número 46. anterior. En dicha comunicación deberá informar a lo menos lo siguiente:

a) El monto nominal en pesos del saldo neto por cotizar positivo.

b) Los montos de los reajustes, intereses y recargos devengados hasta la fecha de emisión de la comunicación, indicando además que tales montos son sólo referenciales y que el valor definitivo de cada uno de los conceptos se determinará el día en que se realice el pago total de la deuda.

c) Las alternativas de pago (manual y por Internet) y los medios de pago de que dispone el trabajador independiente para enterar las cotizaciones adeudadas.

Nota de actualización: Este número fue incorporado por la Norma de Carácter General Nº 78, de fecha 4 de febrero de 2013, pasando los originales números 52 y 53 a ser los actuales números 53 y 54.

Recaudación por transferencias desde la Administradora de Fondos de Cesantía

53. La recaudación recibida producto de las transferencias del saldo total o parcial de la Cuenta Individual por Cesantía deberá ingresar directamente a las cuentas corrientes bancarias de inversión nacional del Fondo Tipo C con abono a la cuenta Recaudación y canje del mes, subcuenta Recaudación del mes, valores que para efectos de su control y contabilización quedarán afectos en lo que corresponda a las instrucciones que se establecen en el presente Capítulo para el control y registro de la recaudación de cotizaciones, depósitos y aportes. Dentro de los 3 días hábiles siguientes al de recepción de los fondos deberá efectuarse su traspaso desde la subcuenta Recaudación del mes hacia la cuenta Recaudación clasificada, subcuenta Recaudación de Transferencias desde la Cuenta Individual por Cesantía del Fondo Tipo C, traspasándolos simultáneamente hacia la cuenta Recaudación en proceso de acreditación, generándose las cuotas correspondientes a cada saldo con la aplicación del valor cuota de cierre del día en que éstos hayan sido recepcionados, debiendo efectuarse su acreditación en las cuentas personales o su registro en rezago, según corresponda, dentro del mismo día en que se efectúe el traspaso a la cuenta de patrimonio antes señalada. Cuando el destino de los recursos sean los Fondos Tipos A, B, D y E, deberán aplicarse las instrucciones que se establecen en el Capítulo VI de la Letra A del presente Título, para la acreditación de las cotizaciones, depósitos y aportes destinadas a dichos Tipos de Fondos. En la eventualidad que el saldo de la cuenta personal se encuentre distribuido, la acreditación de los saldos traspasados deberá efectuarse en la proporción en que se hubiere distribuido el saldo en cada Tipo de Fondo.

54. Cuando corresponda la devolución de recursos traspasados desde la Cuenta Individual por Cesantía dentro del plazo de 5 días hábiles que establece la normativa vigente que regula esta materia, la AFP deberá devolver a la Administradora de Fondos de Cesantía los recursos recibidos en favor del afiliado desde el Tipo de Fondo en que éstos se registren con un comprobante de pago que contenga su identificación y los montos en cuotas y pesos devueltos, cuya copia debidamente recibida por la entidad de destino deberá ser conservada por la AFP. El cargo de los fondos en la Cuenta de Capitalización Individual de Cotizaciones Obligatorias deberá realizase el día hábil precedente a aquél en que se efectúe su devolución por el monto en cuotas existente por el respectivo traspaso y con abono a la subcuenta Transferencias desde la Cuenta Individual por Cesantía, aplicando para su valorización en pesos el valor cuota de cierre del día hábil anteprecedente a la fecha en que se realice la operación de cargo. El pago de esta devolución podrá efectuarse mediante cheque nominativo o transferencia electrónica de fondos desde una cuenta corriente bancaria de inversiones nacionales con cargo a la subcuenta de pasivo exigible antes señalada.

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